Pengetahuan Dasar Surat-menyurat

kali ini saya akan mempost tentang pengetahuan dasar surat-menyurat , karena banyak orang yang kurang faham bagaimana membuat surat beserta tutur kalimat yang ada  dll..., sehingga banyak dari orang dapat salah mengartikan arti dan maksud tujuan dari surat tersebut...., Semoga bermanfaat ... :) :) :D

PENGETAHUAN DASAR SURAT-MENYURAT

A .Peranan Surat-Menyurat Sebagai Alat Komunikasi Tulis

                Komunikasi merupakan proses penyampaian ide atau berita kepada pihak lain yang menimbulkan reaksi umpan balik. Komunikasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu komunikasi secara lisan dan komunikasi secara tertulis. Komunikasi lisan dapat dilakukan secara langsung atau tatap muka dan melalui media, misalnya : telepon, interpone,radio dan sebagainya. Sedangkan komunikasi tertulis dilakukan dengan surat.

B . Pengertian Surat-Menyurat

                Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kata surat mempunyai arti kertas dan sebagainyayang tertulis, juga  sebagai tanda atau keterangan atas sesuatu yang ditulis. Pengertian surat dalam lingkup administrasi ialah suatu alat komunikasi untuk menyampaikan informasi atau warta secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain.

                Surat-menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan tulis-menulis atau kegiatan berkirim surat dari satu pihak ke pihk lain baik atas nama perorangan atau atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Kegiatan surat-menyurat yang dilakukan secara terus-menerus disebut korespondensi. adapun orang yang melakukan kegiatan tersebut disebut Koresponden.

C .Tujuan Menulis Surat

                Tujuan seseorang atau organisasi menulis surat antara lain :

1.       Untuk menyampaikan informasi

2.       Untuk menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.

3.       Untuk mempercepat cara berkomunikasi.

4.       Untuk menghemat waktu, biaya, dan tenaga.

Tujuan menulis surat tidak akan berhasil jika dalam komunikasi dengan surat masih ada hambatan.

Hambatan-hambatan tersebut dapat berupa :

1.       Susunan surat yang berbelit-belit.

2.       Penggunaan tanda baca yang tidak tepat.

3.       Susunan kalimat yang tidak lengkap.

4.       Penggunaan ejaan tidak sesuai dengan Ejaan yang Disempurnakan

5.       Tata bahasa tidak teratur.

6.       Kurang sopan dan ceroboh.

7.       Alamat surat yang keliru.

D. Fungsi Surat

1. alat bukti yang otentik

                Surat digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah

                Misalnya: surat perjanjian.

2. alat pengingat

                Surat untuk membantu ingatan seseorang terhadap suatu informasi yang pernah disampaikan sebelunya.

Misanya : surat-surat yang sudah di arsipkan.

3. media dalam berkomunikasi

                Surat digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain.

                Misalnya: surat edaran dan pengumuman.

E. Jenis Surat Berdasarkan Sifat, Wujud, Keamanan Isi, Dan Proses Penyelesaian.

1. berdasarkan sifatnya surat dibedakan menjadi :

                a. surat pribadi

                adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat dibedakan menjadi dua :

1.       Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan.

2.       Surat pribadi yang sifatnya setengah resmi.

b. surat dinas

adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta yang isinya menyangkut kedinasan.

c. surat sosial

adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.

                d. surat niaga/bisnis

adalah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau suatu peusahaan yang isinya mengenai masalah perdagangan atau bisnis.

2 .Berdasarkan Wujudnya, Surat Digolongkan Menjadi :

a.       Surat bersampul atau surat biasa.

Adalah surat yang penulisannya menggunakan kertas biasa dan menggunakan sampul.

b.      Surat memorandum (memo)

Memo adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atau atasan yang ditujukan kepada bawahan.

c.       Telegram

Adalah suatu tulisan, tanda-tanda, atau berita yang dikirim dari jarak jauh.

Macam-macam telegram adalah :

1.       Telegram swasta/umum/partikelir

2.       Telegram pemerintah.

d.      Kartu pos

Adalah selembar kertas yang berukuran 10x15 cm yang dapat digunakan untuk menulis surat pendek dan sifatnya tidak rahasia.

e.      Warkat pos

Adalah selembar kerts yang dibuat sedemikian rupa dan apabila dilipat menjadi sebuah sampul yang bagian dalamnya dibuat untuk menulis surat. Warkat pos isinya lebih panjang dibanding kartu pos.

3 . Berdasarkan Keamanan Isinya :

a.       Surat biasa

Adalah surat yang tidak menimbulkan suatu akibat tertentu apabila isinya diketahui oleh orang lain.

b.      Surat rahasia

Adalah surat yang isinya tdak boleh diketahui oleh orang lain, karena isinya mengandung suatu kerahasiaan.

Cara pengirimannya menggunakan dua sampul. Sampul pertama diberi kode RHS atau R dilem kemudian dimasukkan kedalam sampul kedua, baru ditulis alamat yang dituju.

c.       Surat sangat rahasia

Adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, biasanya menyangkut tentang keamanan negara.

Cara pengirimannya menggunakan tiga sampul. Sampul pertama dan kedua diberi kode SRHS atau SR dan dilem. Sampul terakhir (ketiga) ditulis alamat yang dituju tanpa tanpa diberi kode dan tanpa dilem.

d.      Surat konfidensial

Adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat yang bersangkutan.